Документооборот прошлого и настоящего

От того, что все необходимые и важные сведения приходится записывать в документацию никуда не уйти. Единственное, что в этом плане меняется, так это форма этой самой записи, а точнее сами документы и их носители.

В наш стремительно развивающийся век, мы можем позволить себе не волноваться особо о том, взяли ли мы с собой свою папку или записную книжку, содержащую важные записи. Сегодня все документы, даже громадного предприятия стало возможным хранить и переносить внутри небольшого устройства, коим является персональный компьютер. Таким образом, система электронного документооборота на сегодня стала бесспорным лидером и пришла на смену старым способам ведения отчётности.

Впрочем, на большинстве предприятий основная часть документооборота по-прежнему продолжает осуществляться именно в бумажной форме, так сказать, по старинке. Естественно, что в таком документообороте есть свои плюсы – он традиционен и привычен, но, вместе с тем, он имеет огромное число недостатков, которые перекрывают все его достоинства.

Главным минуса старого документооборота следует отнести следующие моменты:

— невероятно медленный поиск нужных документов;

— большие трудности при отслеживании передвижения документа на каждом из этапов;

— невероятная сложность в организации по-настоящему эффективного контроля, а также ведение отчетности;

— огромные временные интервалы по подготовке и согласованию различных документов;

— общая сложность при организации всего документооборота, при работе с одинаковыми документами сразу нескольких человек;

— большая трудоемкость при получении сводных журналов и отчётов.

Как вы видите, классический документооборот оказывается мало эффективным.

04.08.2011 | ???????: Компании.